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Gli obiettivi

- Dotare di strumenti informatici di supporto alla gestione delle funzioni ordinarie e straordinarie, alcune sedi periferiche individuate in base alla loro utenza, posizione geografica o idoneità.

- Uniformare le procedure di progettazione, gestione e rendicontazione delle attività, archiviazione elettronica dei documenti, adesione all’associazione da parte dei soci.

- Creazione di un data base condiviso da tutta la struttura contenete i dati relativi agli associati, alle associazioni aderenti e partner, alle attività gestite ed ai progetti d’intervento.

- Dotare alcune sedi periferiche individuate con i medesimi criteri di utenza, posizione ed idoneità sopra riportati, di strumenti informatici idonei alla videocomunicazione, intesa quest’ultima come possibilità di integrare differenti modalità di interazione quali video, audio, immagini e condivisione di applicazioni al fine di organizzare e condurre a distanza riunioni tra gruppi ristretti di persone o meeting rivolti a gruppi numerosi di persone (e-meeting), lezioni o presentazioni (e-learning).

- Realizzazione di un sito internet, per la consultazione del data base e la divulgazione e gestione dei servizi di e-meeting ed e-learning.

- Ottimizzare i risultati del processo di informatizzazione e la loro diffusione all’interno ed all’esterno dell’associazione mediante l’organizzazione di eventi formativi ed informativi, con l’utilizzo delle stesse tecniche di e-learning implementate mediante il progetto stesso.

Le fasi di attuazione

Il progetto sarà attuato rispettando le seguenti fasi di sviluppo:
- indagare i fabbisogni di informazione e formazione delle sedi periferiche dell’associazione, in riferimento alla loro attività, utenza e relazione con altri soggetti pubblici e privati del territorio di competenza;

- censire gli strumenti informatici attualmente utilizzati nelle sedi periferiche, individuando le reali esigenze al fine di provvedere a fornirle della dotazione minima compatibile con le esigenze di uniformità della rete informatica sul territorio;

- individuazione delle sedi in cui attuare il progetto, in base alla loro utenza, posizione geografica o idoneità, quest’ultima determinata dalla presenza in loco di risorse da rendere la sede particolarmente adatta alla sua integrazione nel progetto stesso;

- individuazione dei responsabili del progetto per ogni singola sede provinciale interessata;

- individuazione delle partnership commerciali (fornitori) per l’acquisto degli strumenti informatici hardware e software necessari all’implementazione delle procedure previste;

- individuazione delle partnership istituzionali di ogni singola sede coinvolta, al fine di coordinare le esigenze interne all’Aics con quelle delle altre realtà sociali del territorio, facilitando così la positiva ricaduta dei risultati sulla più ampia utenza possibile;

- organizzazione di un meeting informativo/formativo di tutti i responsabili interni e dei partner commerciali (fornitori) finalizzato al coordinamento e condivisione delle procedure di progettazione, gestione e rendicontazione delle attività, archiviazione elettronica dei documenti, adesione all’associazione da parte dei soci, individuando e comprendendo le potenzialità funzionali dei nuovi strumenti informatici e della loro messa in rete;

- apporto delle eventuali modifiche al fine di soddisfare le esigenze emerse nell’attività di cui al punto precedente;

- adeguamento dei gestionali software proposti dai partner commerciali alle esigenze specifiche individuate;

- sviluppo della struttura del data base;

- sviluppo della struttura del sito internet;

- sviluppo delle procedure di videocomunicazione (e-meeting ed e-learning);

- allestimento delle sedi, uniformando le dotazioni hardware alle esigenze di sviluppo del progetto;

- installazione dei software presso le sedi;

- formazione base per gli operatori di ogni singola sede al fine di garantire la fruibilità di base degli strumenti informatici e la possibilità di accedere alla sezione formativa del sito internet per aderire alle successive iniziative formative di approfondimento a distanza (e-learning);

- corso intermedio per gli operatori con gli strumenti di e-learning;

- corso avanzato per gli operatori con gli strumenti di e-learning;

- organizzazione di un convegno nazionale per illustrare i risultati del progetto a tutta la struttura dirigenziale dell’Aics al fine di trasferire l’esperienza e le buone prassi gestionali individuate, promuovendo la diffusione del modello adottato anche nelle sedi escluse dal presente progetto, individuando le risorse necessarie. Le fasi di attuazione, come sopra descritte, saranno soggette a costante monitoraggio da parte di uno staff di coordinamento costituito dai responsabili del progetto delle regioni coinvolte.

Le metodologie

Le metodologie previste per l’attuazione del progetto sono sia di ordine strettamente procedurale sia di ordine tecnico: Metodologie procedurali

– Per la gestione del progetto sarà costituito uno Staff Di Coordinamento (SDC) composto dai responsabili delle singole regioni coinvolte, supportato da esperti nelle singole funzioni di volta in volta implementate. Compiti dello SDC sono: stabilire le linee guida per l’impostazione e la pianificazione delle attività progettuali, attuare il monitoraggio dello sviluppo del progetto verificandone efficacia rispetto agli obiettivi ed efficienza rispetto alle risorse, assicurare il necessario coordinamento tra i soggetti coinvolti con particolare attenzione alla condivisione degli obiettivi e dei risultati da parte delle singole sedi in ogni fase di attuazione del progetto.

La responsabilità dei risultati complessivi è del Responsabile di Progetto, indicato dall’associazione proponente. I responsabili regionali risponderanno per i loro rispettivi ambiti di attività, selezionando i responsabili di progetto provinciali e, con essi, gli operatori per ogni singola sede e definendo piani di azione in modo coerente con l’obiettivo sovraordinato. Tali piani di azione dovranno essere condivisi con gli altri membri dello SDC.

Particolare attenzione sarà data all’integrazione del team coinvolto. Infatti, tutti coloro che parteciperanno, a qualsiasi titolo, al progetto saranno messi in condizione di conoscerne obiettivi e percorsi di attuazione, di comunicare tra di loro e di essere informati sullo stato di avanzamento del progetto in ogni realtà territoriale coinvolta e delle eventuali variazioni necessarie ad ottimizzare i processi.